Datenschutzinformation für Bewerber*innen

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: gds – Gesellschaft für Datenschutz Mittelhessen mbH, Auf der Appeling 8, 35043 Marburg-Cappel, E-Mail: daten-schutz@gdsm.de, Tel.: 06421 804 1310 (bitte im Kontakt auf das PRIF verweisen).

Wie können Sie sich bei uns bewerben? 
Sie können sich bei uns per E-Mail (application(at)prif.org) bewerben. Die formalen Kriterien der Bewerbung entnehmen Sie der jeweiligen Stellenausschreibung. Wenn Sie Ihre Bewerbungs­unterlagen verschlüsselt per E-Mail übermitteln wollen, können Sie Ihre Unterlagen beispielsweise in einer passwort­geschützten Datei übersenden, das Passwort teilen Sie uns dann telefonisch unter der Telefonnummer +49 69 9591040 mit.

Verarbeitete Daten
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir diejenigen Informationen, die wir im Rah-men des Bewerbungs­verfahrens von Ihnen erhalten, insbesondere folgende personen­bezogene Daten:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten),
• Bewerbungs­unterlagen,
• Angaben zu Ausbildung, Qualifikation und Berufserfahrung,
• Kommunikationsdaten,
• Gesprächsnotizen aus Bewerbungsgesprächen,
• gegebenenfalls Angaben zu Schwerbehinderung oder Gleichstellung,

Bitte übermitteln Sie uns grundsätzlich keine Informationen, die für das Bewerbungs­verfahren nicht erforderlich sind. Ein Bewerbungs­foto benötigen wir nicht. Soweit besondere Kategorien personen­bezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt es ausschließlich im gesetzlich zulässigen Umfang. Es betrifft insbesondere Angaben:

• zur Schwerbehinderung,
• zur gesundheitlichen Eignung,
• zu sonstigen sozialrechtlich relevanten Umständen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und Rechte aus dem Arbeits-, Sozial- oder Schwer­behindertenrecht.

Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungs­verfahrens und der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungs­verhältnisses. Hierzu gehören insbesondere folgende Zwecke:

• Prüfung Ihrer fachlichen und persönlichen Eignung,
• Kommunikation im Bewerbungsverfahren,
• Durchführung von Auswahlgesprächen,
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
• Wahrnehmung von Beteiligungsrechten gesetzlich vorgesehener Stellen,

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechts­grundlagen:

• § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO,
• § 23 HDSIG,
• sowie bei erteilter Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für Ihre Bewerbung ist die Verarbeitung von besonderen Kategorien personen­bezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) grundsätzlich nicht erforderlich. Soweit dies im Einzelfall erforderlich ist, verarbeiten wir besondere Kategorien personen­bezogener auf folgenden Rechts­grundlagen:

• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO,
• § 26 Abs. 3 BDSG,
• §§ 164 ff. SGB IX,
• gegebenenfalls weiterer arbeits-, sozial- oder beamtenrechtlicher Vorschriften.

Rechts­grundlage für die befristete Speicherung nach Abschluss eines erfolglosen Bewerbungs­verfahrens ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse in der Verteidi­gung gegen mögliche Rechts­ansprüche, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungs­gesetz (AGG).

Herkunft der Daten
Ihre Daten erhalten wir grundsätzlich unmittelbar von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung durch:

• Bewerbungsunterlagen,
• Schriftverkehr,
• telefonische oder persönliche Gespräche,
• digitale Kommunikationsmittel.

Datenempfänger
Innerhalb des Instituts erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungs­verfahrens benötigen. Das sind insbesondere:

• die Personalverwaltung,
• die zuständige Fachabteilung,
• Auswahlkommissionen,
• die Institutsleitung,
• Personalvertretungen,
• Schwerbehindertenvertretung,
• Gleichstellungsbeauftragte

Die Beteiligung von Personal­vertretungen, Gleichstellungs­beauftragten und Schwerbehinderten­vertretungen erfolgt ausschließlich im gesetzlich vorgesehenen Umfang. 

Soweit es erforderlich ist, erhalten technische Dienstleister oder IT-Auftragsverarbeiter Zugriff auf personenbezogene Daten. Diese verarbeiten Daten ausschließlich auf Grund­lage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO und nach unseren Weisungen. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben.

Speicherdauer
Wir speichern Ihre personen­bezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungs­verfahrens erforderlich ist.

• Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten Bestandteil der Personal­akte, es gelten dann die entsprechenden Speicherfristen aus einem Beschäftigungs-verhältnis.
• Im Falle einer Absage speichern wir Ihre Daten grundsätzlich für sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach Versand der Absage.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z. B. im Zusammenhang mit Reisekosten­erstattungen oder haushalts- und steuerrechtlichen Vorgängen, erfolgt die Speicherung entsprechend der gesetzlichen Fristen.

Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. Profiling findet nicht statt.

Drittlandsübermittlung
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschafts­raums erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern im Einzelfall Dienstleister eingesetzt werden, bei denen ein Drittland­bezug nicht vollständig ausgeschlossen werden kann, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorraussetzun-gen der Art. 44 ff. DSGVO.

Hinweis Datenbereitstellung
Für die Durchführung des Bewerbungs­verfahrens ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich. Anderenfalls kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden.

Hinweis Videokonferenztools
Soweit Bewerbungsgespräche per Videokonferenz durchgeführt werden, werden hierbei auch technische Verbindungsdaten verarbeitet. Eine Aufzeichnung erfolgt nicht. Es gelten ergänzend die Datenschutz­bestimmungen des entsprechenden Videokonferenz­anbieters.

Folgende Rechte haben Sie als Betroffene:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO oder § 52 HDSIG)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO oder § 53 HDSIG)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO und der §§ 34 und 53 HDSIG) bzw. Einschränkung (Art. 18 DSGVO oder § 53 HDSIG) der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, § 55 HDSIG),

Wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personen­bezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, besteht die Möglichkeit einer Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Die Kontaktdaten der für das Bundesland Hessen zuständigen Aufsichtsbehörde lauten wie folgt:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163

65021 Wiesbaden